Une école privée engage la quasi-totalité de ses recettes le jour de l'inscription, puis les encaisse mois après mois — souvent avec une seule personne aux commandes. Scoliom Facturation tient ce cycle du premier tarif voté au dernier reçu remis : échéanciers, encaissements, recouvrement, trésorerie projetée. Le même module équipe les universités privées et les écoles supérieures, où le montant engagé par étudiant rend chaque retard bien plus lourd : échéanciers par étudiant, recouvrement suivi, situation financière lisible à tout moment.
Le budget de l'année repose sur des recettes attendues, mais la direction ne peut pas dire, un mardi de novembre, ce qu'il reste à encaisser d'ici la fin de l'année scolaire. On arbitre alors à l'aveugle : un recrutement, un chantier, un achat d'équipement.
Un classeur par classe, des colonnes ajoutées au fil de l'eau, une version sur le poste du secrétariat et une autre dans une boîte mail. Le jour où la personne qui « sait où c'est » s'absente, plus personne ne sait qui a payé quoi.
Relancer cinquante familles une à une, se souvenir de qui a promis de payer avant vendredi, éviter de réclamer deux fois à celle qui vient de régler : ce travail de mémoire prend des journées entières et disparaît avec la personne qui le portait.
Facturer dans votre monnaie, dans la langue des familles.
Frais, échéanciers et reçus sont tenus dans la monnaie de votre établissement. Chaque famille retrouve son échéancier, ce qu’elle a déjà réglé et ses reçus numérotés dans son espace, en français, en arabe ou en anglais — sans appeler le secrétariat.
Votre grille tarifaire saisie une fois, appliquée partout.
Droits d'inscription, scolarité, transport, restauration, activités et options : chaque ligne est paramétrée par niveau, par cycle ou par filière, puis se reporte seule sur les dossiers.
Le transport, la cantine, et ce que vous voulez d’autre.
Chaque famille souscrit aux services de l’établissement — transport scolaire, cantine, étude surveillée, ou tout autre service que vous configurez — avec son tarif et sa logique de facturation. Vous savez quel élève utilise quoi, à quel prix, et le montant rejoint son échéancier avec le reste de la scolarité, sans second fichier tenu à côté. La cantine est ici un service souscrit et facturé : Scoliom ne tient ni les menus, ni les repas, ni les stocks. Voir le transport scolaire
Chaque famille sait quoi payer, et quand.
Mensuel, trimestriel, semestriel ou calé sur votre propre calendrier ; réductions fratrie, bourses et remises appliquées sans un seul calcul manuel.
Un paiement saisi, un reçu numéroté édité.
Espèces, chèque, virement ou carte : l'encaissement est daté, rattaché à l'échéance qu'il solde, et le reçu part à l'impression ou dans l'espace de la famille.
Le suivi des retards ne repose plus sur la mémoire.
Un écran de recouvrement classe les familles par montant dû et par ancienneté du retard. La relance reste courtoise et part par e-mail ou WhatsApp — depuis les canaux de votre établissement, jamais ceux de Scoliom — et chaque promesse de paiement est enregistrée, puis rappelée à sa date. En savoir plus →
Encaissé, attendu, en retard : les trois chiffres qui comptent.
La situation se lit par classe, par cycle et par mois, et la projection dit ce qu'il reste à rentrer d'ici la fin de l'année scolaire — de quoi arbitrer avant que le retard ne s'installe.
Des écritures prêtes pour votre comptable.
Chaque encaissement est rattaché à la famille, avec son reçu numéroté : l'historique reste consultable, sans ressaisie.
Scoliom Facturation n'est pas un logiciel supplémentaire à acheter, installer puis maintenir : il fait partie de la plateforme, et nous le paramétrons pour votre établissement — école privée, école internationale, université ou école supérieure — avec votre grille tarifaire, vos classes ou vos promotions et vos modèles de reçus. La facturation et le recouvrement appartiennent au socle de gestion : ils sont là dès la formule Scoliom Logiciel — la plateforme seule, pilotée par vos équipes — comme dans la formule Scoliom Essentiel — « la gestion de l'école », où nous prenons le relais. Dans les deux cas, le montant est établi sur devis, après le diagnostic à distance.
Deux points d'entrée : sur devis, Scoliom Logiciel vous donne la plateforme avec la facturation, la base élèves et les inscriptions en ligne — vos équipes pilotent, le support se fait par ticket (voir les quatre formules). Sur devis également, la formule Essentiel y ajoute la mise en service, la reprise de vos données, la formation de l'équipe et les notifications aux parents, aux côtés des inscriptions & réinscriptions en ligne. Dans les deux cas, le périmètre, la reprise des données, la formation et le support sont arrêtés par écrit après le diagnostic à distance : le devis dépend de l'effectif, du pays et du périmètre retenu, jamais du nombre d'élèves comptés à l'unité, et il reste fixe pendant toute l'année scolaire.
Dans les paramètres, l'école choisit le premier mois facturé. Les échéanciers générés ensuite partent de ce mois : rien n'est facturé avant, pas même un frais unique de septembre.
Pour des échéanciers déjà générés, un bouton retire — après une confirmation qui en donne le détail chiffré — les seules échéances antérieures jamais réglées et issues d'un frais ; une échéance entamée ou une ligne saisie en caisse reste en place, et les totaux suivent. Inclus dans toutes les formules.
Oui. Espèces, chèque, virement ou carte : chaque encaissement est daté, rattaché à l'échéance qu'il solde et donne un reçu numéroté. Les données des familles sont hébergées en Union européenne et traitées conformément au RGPD et à la réglementation applicable dans votre pays.
Nous formons directement les personnes qui tiennent la caisse : secrétariat, économat, direction. La formation se fait en visioconférence, en français ou en arabe. Saisir un encaissement et éditer un reçu s'apprennent en quelques minutes ; des supports écrits restent ensuite à disposition. Cette formation est comprise dans les contrats de gestion, dès la formule Scoliom Essentiel ; dans la formule Scoliom Logiciel, elle figure en option, chiffrée dans le même devis.
Vos tableurs sont la matière première de la reprise : listes d'élèves, grille tarifaire, échéanciers déjà signés et paiements encaissés sont importés, y compris en cours d'année scolaire. Le module continue ensuite de dialoguer avec vos autres outils — logiciel comptable, plateforme de l'administration dont vous dépendez — par import de fichiers, chaque échange allant dans un seul sens et selon un mécanisme précisé lors du diagnostic. L'objectif est de supprimer les ressaisies sans jamais interrompre les encaissements des familles.
Un échange à distance suffit pour poser le tableau : montant des impayés, outils utilisés aujourd'hui, circuits d'encaissement, calendrier de votre année scolaire. Vous repartez avec un état des lieux écrit et une première estimation budgétaire, sans engagement — voir le déroulé du diagnostic informatique pour écoles.
Sans engagement · Réponse sous 48 h ouvrées