Dans une école privée, le retard de paiement est rarement de la mauvaise volonté : c'est un rappel qui n'est jamais parti, une promesse notée sur un carnet, un tableur que trois personnes modifient. L'écran Recouvrement remet tout au même endroit — qui doit quoi, depuis quand, qui a déjà été relancé, qui s'est engagé sur une date — et la relance part de la messagerie et du numéro de votre établissement, jamais de ceux de Scoliom.
Les montants viennent des échéanciers de la Caisse Scoliom : dès qu'une échéance passe sa date sans règlement, la famille apparaît ici ; dès l'encaissement, elle en sort. Aucune saisie en double, aucun tableur à tenir à jour.
Montant échu total, nombre de familles concernées, promesses en cours. Puis la liste, triée par ancienneté du retard : on sait par où commencer en ouvrant l'écran.
Un modèle adapté au palier s'ouvre, modifiable avant l'envoi, puis part par e-mail ou WhatsApp depuis les canaux de l'école. Il rappelle un montant dû : rien d'autre n'y est ajouté.
La famille annonce une date ? Elle est enregistrée avec son montant, à côté du dossier — au lieu de rester dans la mémoire de la personne qui a décroché.
Historique horodaté des rappels, délai minimal entre deux envois, filtres par niveau, classe, palier ou promesse. Dès l'encaissement, la famille disparaît de la liste.
Un rappel, puis un autre — pas dix.
Modèles par palier — 1er rappel, 2e rappel, courrier de la direction — et délai minimal entre deux relances d'une même famille : avant ce délai, l'envoi est refusé, même si quelqu'un le demande. Une école ne peut pas traiter en débiteur un parent qu'elle croisera le lendemain à la sortie des classes.
Aucun tiers ne s'adresse à vos familles.
L'e-mail part de la messagerie de l'établissement, le message WhatsApp de son numéro — jamais des canaux de Scoliom, qui n'apparaît dans aucune conversation. Et un canal que la famille a refusé n'est pas utilisé : le consentement est vérifié à chaque envoi, canal par canal.
Qui a dit quoi, et quand.
Chaque relance et chaque engagement sont horodatés et rattachés au dossier de la famille. Quand un parent conteste, quand le conseil d'administration demande où en est l'exercice, ou quand la personne qui suivait le dossier n'est plus là, l'historique répond à sa place.
Jamais. L'e-mail part de la messagerie de votre établissement et le message WhatsApp de son numéro : la famille reconnaît l'expéditeur qu'elle a l'habitude de lire. Scoliom n'écrit à aucune famille, ne signe aucun message et n'apparaît dans aucune conversation. Le texte reste un modèle que votre direction peut retoucher avant l'envoi, et il rappelle un montant dû : rien d'autre n'y est ajouté.
Par la gradation et par le délai. Les modèles montent en fermeté palier par palier, du rappel courtois au courrier de la direction, sans jamais dramatiser ni menacer. Un délai minimal sépare deux relances d'une même famille : avant ce délai, l'envoi est refusé, même si quelqu'un le demande. Enfin, un canal que la famille a refusé n'est plus utilisé du tout : le consentement est vérifié canal par canal, à chaque envoi.
Elle est enregistrée avec son montant et sa date, visible à côté de la famille dans la liste, et la direction peut n'afficher que les familles qui se sont engagées — ou seulement celles qui ne l'ont pas fait. Une date dépassée saute aux yeux au lieu de se perdre dans une conversation oubliée. Dès que la famille règle, elle sort de la liste : l'écran ne montre que ce qui reste à traiter.
Non. Les échéanciers sont créés à l'inscription dans la Caisse Scoliom ; dès qu'une échéance passe sa date sans règlement, la famille apparaît dans l'écran Recouvrement avec son retard et son montant, et elle en sort à l'encaissement. Aucun tableur parallèle, aucune double saisie, et rien qui se compte au message envoyé : le recouvrement fait partie de la plateforme.
Une démonstration à distance suffit pour voir l'écran Recouvrement, l'aperçu du message avant envoi et le suivi des promesses, sur données fictives. Sans engagement.
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