La rentrée se prépare en juillet, pas la veille

Objectif : ne rien laisser traîner de l'année qui se termine — c'est maintenant que tout se règle le plus facilement.

• Solder les impayés de l'année avant les vacances : une créance se recouvre bien mieux à chaud qu'en septembre. Les relances structurées font le tri entre l'oubli et le vrai litige.
• Lancer les réinscriptions pour l'année suivante, en ligne et avec acompte : vous sécurisez vos effectifs — et votre trésorerie d'été. Voir le circuit d'inscription.
• Éditer les documents de fin d'année : certificats de scolarité, exeat pour les élèves qui partent — à l'en-tête de l'école, enregistrés au registre.
• Archiver l'année : bulletins, reçus, documents — tout doit rester consultable après la bascule vers la nouvelle année.
• Faire le bilan chiffré : taux de recouvrement, effectifs par niveau, départs annoncés. Ces trois chiffres décident de votre grille tarifaire et de vos ouvertures de classes.

Objectif : qu'au dernier jour d'août, le logiciel soit prêt à facturer, encaisser et communiquer dès la première heure de la rentrée.

• Créer la nouvelle année scolaire, les niveaux et les classes.
• Mettre à jour la grille tarifaire et les échéanciers (mensuel, trimestriel, annuel) : chaque famille doit démarrer l'année avec un échéancier juste.
• Importer ou mettre à jour la liste des élèves — depuis vos fichiers Excel ou les fichiers d'export Massar, code Massar conservé sur chaque fiche. Pas de ressaisie.
• Affecter les élèves aux classes et éditer les listes par classe pour les enseignants.
• Créer les comptes du personnel avec le bon rôle : direction, caisse, vie scolaire, enseignants — chacun ne voit que son périmètre.
• Vérifier le paiement en ligne : si vous voulez encaisser en ligne dès la rentrée, l'affiliation CMI de l'école doit être signée et testée avant — pas pendant.

Objectif : des familles informées avant d'arriver, une caisse fluide, un appel des absences dès la première heure.

• Activer l'espace famille et envoyer leurs accès aux parents : l'application familles devient le point d'information unique dès le premier jour.
• Envoyer la communication de rentrée en une seule diffusion — circulaire, horaires, fournitures — par WhatsApp et e-mail, à toutes les familles ou classe par classe.
• Faire l'appel dès le premier jour : les absences saisies en classe préviennent les familles — et posent d'emblée le sérieux de l'établissement.
• Encaisser proprement : chaque règlement au guichet donne un reçu numéroté, immédiatement ; les cas particuliers se traitent au bureau, pas dans la file.

Objectif : installer les routines qui tiendront toute l'année — facturation, relances, notes, point de direction.

• Émettre la première facturation de l'année et suivre les premiers règlements : c'est le mois où les bonnes habitudes de paiement se prennent.
• Envoyer les premières relances, courtoises et datées, dès les premiers retards : un retard traité en octobre ne devient pas un contentieux en février.
• Ouvrir le suivi des notes dès les premières évaluations : barèmes, coefficients et appréciations saisis au fil de l'eau, pas dans l'urgence du conseil de classe.
• Installer le point de direction hebdomadaire : encaissements, absences, effectifs — trois chiffres, dix minutes, depuis le tableau de bord.